Du laver online booking på din WordPress-hjemmeside ved at installere et bookingplugin. Herefter opretter du dine ydelser, åbningstider, tilgængelighed og eventuelle medarbejdere i pluginet. Til sidst placerer du bookingformularen eller kalenderen på den relevante side ved hjælp af en shortcode eller en blok.
Sådan fungerer online booking normalt på WordPress. Du behøver hverken eksterne bookingtjenester eller håndkodet byggeri. Kunden skal kunne reservere en konkret tid eller dato direkte hos dig, uden at I skal maile frem og tilbage.
Resten af artiklen gennemgår præcis, hvordan du gør det trin for trin, og hvilke produkter du reelt skal bruge til WordPress online booking.
Bookingtypen bestemmer, hvilket system du skal vælge
Før du kigger på plugins, skal du vide præcis, hvilken type booking din virksomhed har brug for. Det er nemlig bookingtypen, der afgør, hvilket bookingsystem til hjemmeside der passer. Her er de typiske tilfælde:
- En frisør eller salon skal kunne booke behandling, tidspunkt og eventuelt en bestemt medarbejder.
- En terapeut eller psykolog skal kunne booke konsultation og tidspunkt.
- En coach eller konsulent skal kunne booke et møde, som skal ind i kalenderen.
- En personlig træner skal kunne booke træning og tidspunkt.
- En fotograf skal kunne booke en fotosession og varighed.
- Et B&B eller en feriebolig skal kunne booke ankomst, afrejse og løbende ledighed.
- Et kursus eller event skal kunne booke dato og antal deltagere/pladser.
Find den kategori, der ligner din egen virksomhed, og brug den som kriterium, når du vurderer systemerne i næste afsnit. Et system, der er bygget til tidsbestilling på hjemmeside hos en salon, er sjældent det rigtige valg for en feriebolig med overnatninger.
Trin for trin: Sådan opsætter du online booking i WordPress
Nu følger hele opsætningen, trin for trin, fra du finder din bookingtype til du tester bookingen på din side. Det tager typisk en eftermiddag at komme igennem, hvis du allerede har WordPress kørende.
Step-By-Step
- Find ud af, hvilken type booking din virksomhed har brug for. Er det en behandling med en bestemt medarbejder, en enkeltkonsultation, et møde, en udlejning eller et kursus med pladser? Den beslutning styrer alt det følgende.
- Vælg et WordPress-bookingplugin, der understøtter den type. Booknetic eller Bookly dækker medarbejderbaseret service hos fx saloner og klinikker. Skal en enkeltperson bare booke tider, kan Simply Schedule Appointments være nok.
- Installer og aktiver bookingpluginet fra WordPress-administrationen. Gå til Plugins → Tilføj nyt, søg på pluginets navn, og klik Installer og derefter Aktivér.
- Opret virksomhedens ydelser og priser. Hver ydelse får sit eget navn, sin egen varighed og sin egen pris, så kunden kan se, hvad de booker, før de vælger tidspunkt.
- Indstil åbningstider og tilgængelige tider. Angiv fx hverdage kl. 9 til 17, og beslut om bookinger skal ske i faste tidsslots eller flyde frit inden for åbningstiden.
- Tilføj medarbejdere eller ressourcer, hvis det er nødvendigt. Knyt hver medarbejder til de ydelser, de udfører, så pluginet kun viser tider, hvor den pågældende faktisk er ledig.
- Bestem varighed, pauser mellem bookinger og kapacitet, hvor pluginet understøtter det. En buffer på 15 minutter mellem behandlinger giver fx tid til at gøre lokalet klar og forhindrer, at bookinger løber sammen.
- Opsæt kundens bookingformular med de nødvendige felter. Hold den kort: navn, kontaktoplysninger og eventuelle noter. Bed ikke om flere oplysninger, end du reelt skal bruge for at gennemføre bookingen.
- Tilføj online betaling eller depositum, hvis det er relevant. De fleste plugins har gateway-indstillinger, hvor du kan tilslutte Stripe eller PayPal og vælge, om kunden betaler fuldt beløb eller et depositum ved bookingen.
- Opsæt bookingbekræftelser og eventuelle påmindelser. Vælg, om kunden skal modtage en bekræftelse med det samme, og om der skal sendes en påmindelse før tiden via e-mail eller SMS/WhatsApp, hvis pluginet understøtter det.
- Indsæt bookingkalenderen eller formularen på den relevante side. Pluginet genererer en shortcode eller en blok, som du placerer på siden i WordPress-editoren, hvor kunderne skal booke.
- Foretag en rigtig testbooking på både mobil og desktop. Book en tid som kunde, gennemfør hele forløbet og tjek, at bekræftelsen kommer frem, og at kalenderen opdateres. Det er den eneste måde at sikre, at alle trin virker, før de første rigtige kunder rammer siden.
Hvilke produkter skal du bruge til online booking?
Online booking kræver ikke et helt “bookingsystem” med en masse ekstra produkter. Det vigtigste er at matche produktstakken til din situation:
- Har du allerede en WordPress-hjemmeside, er rækkefølgen: bookingplugin, eventuelt betalingsløsning og eventuelt formularplugin.
- Starter du fra bunden, ser rækkefølgen sådan ud: domæne → hosting → WordPress → tema → bookingplugin → eventuelt betalingsløsning/formularplugin.
Valget af bookingplugin til WordPress afhænger igen af din bookingtype. Her er de konkrete anbefalinger:
- Til behandlinger med medarbejdere er Booknetic, Bookly eller Amelia de oplagte valg.
- Til møder og konsultationer passer Simply Schedule Appointments eller FluentBooking.
- Til kurser og events kommer Amelia events eller The Events Calendar på tale.
- Til feriebolig/udlejning er MotoPress Hotel Booking, WP Simple Booking Calendar eller Booking Calendar relevante.
Funktioner og priser ændrer sig løbende, så tjek de aktuelle oplysninger hos de enkelte leverandører, før du beslutter dig. Anbefalingerne her bygger på funktionalitet, ikke på affiliateprovision.
Inden du går i gang, skal du kende forskellen på en kontaktformular og online booking. En kontaktformular sender typisk en forespørgsel, som du efterfølgende skal behandle manuelt: kunden skriver, at de gerne vil booke tirsdag kl. 14, og så skal du svare og bekræfte. Et bookingsystem viser derimod din tilgængelighed med det samme og lader kunden reservere en konkret tid eller dato direkte i kalenderen. Hvis din virksomhed i høj grad lever af bookinger, er forskellen afgørende for, hvor meget administrativt arbejde du sparer.
Betaling og GDPR i dit bookingsystem
Uanset hvilken bookingtype du arbejder med, skal du tage stilling til, om kunden skal betale online. Her er de tre grundmodeller:
- Ved booking uden betaling reserverer kunden tiden og betaler ved fremmøde. Systemet behøver ingen betalingsgateway. Gratisversionen af Bookly understøtter fx kun kontant/offline betaling, hvilket er fint, hvis din virksomhed klarer sig uden onlinebetaling.
- Ved depositum opkræver systemet en delbetaling for at fastholde tiden. Det mindsker antallet af no-shows, uden at kunden skal lægge hele beløbet. Bookly Pro og MotoPress Hotel Booking understøtter depositum, og hos Amelia låser PayPal, Stripe og Mollie op fra Standard-planen.
- Ved fuld betaling opkræves hele beløbet online via gateways som Stripe, PayPal eller Mollie. De tilgængelige gateways afhænger af det valgte bookingsystem og den valgte betalingsudbyder. Tjek altid hvilke gateways dit plugin understøtter, før du lover kunderne onlinebetaling.
Betalingsfunktioner ligger ofte i de betalte planer. Bookly Pro og Business tilføjer fx Stripe, PayPal og Authorize.Net, mens gratisversionen kun håndterer kontant betaling. Amelia starter med de fleste gateways udelukket og åbner først for dem i Standard-planen. Læs derfor altid de aktuelle funktioner og priser hos leverandøren, inden du vælger.
GDPR og personoplysninger i booking
Booking indebærer behandling af personoplysninger, og det har du et ansvar for. Når kunden skriver sit navn, sin e-mail og booker en tid, er det data, du skal håndtere forsvarligt og slette, når de ikke længere er nødvendige.
Det gælder især behandlere og andre virksomheder, der håndterer følsomme oplysninger. Brug ikke fritekstfelter i dine booking- eller kontaktformularer til helbredsoplysninger eller andre følsomme data. En kunde, der skriver “jeg har brug for hjælp med min depression” i en besked, efterlader oplysninger, du ikke har bedt om og ikke bør opbevare. Hold formularen til det, du reelt skal bruge: navn, kontaktoplysninger og selve bookingen.
Undersøg, hvor dataene gemmes, og om dit bookingsystem overholder reglerne for opbevaring og sletning. Dette er ikke juridisk rådgivning, men et område, hvor det er fornuftigt at være på forkant, før du tager bookingpluginet i brug.
Din beslutning: Sådan kommer du i gang med online booking
Vejen videre afhænger af, hvor langt du allerede er med din hjemmeside og dit bookingsystem. Her er de tre scenarier, så du hurtigt kan finde dit eget udgangspunkt:
- Har du allerede en hjemmeside, skal du finde det bookingplugin, der passer til din bookingtype, og integrere det på siden. Det kræver ikke meget mere end installation, opsætning af dine ydelser og tider samt en testbooking.
- Hvis du også mangler hjemmesiden, starter du med WordPress, hosting og et passende tema. SuperbThemes tilbyder WordPress-temaer, plugins og site-building-værktøjer, der kan danne fundamentet for dit bookingsystem. Først når hjemmesiden er på plads, tilføjer du bookingpluginet og konfigurerer det.
- Hvis du ikke vil sætte det op selv, kan du få både hjemmeside og online booking sat professionelt op, så du slipper for plugin-opsætning og test.
Uanset hvilken vej du vælger, er målet det samme: at kunderne kan se din tilgængelighed og booke en tid direkte, uden at I skal sende beskeder frem og tilbage.
Interesseret i en hjemmeside? Få et uforpligtende tilbud. Hjemmeside-guiden arbejder i WordPress. Der er tre modeller: 1) Den billige, lavet af Hjemmeside-guiden sammen med underleverandører. 2) Hybrid til 10.000 kr., hvor leverandør og Hjemmeside-guiden samarbejder. 3) Kun DK UX til 10.000 – 30.000 kr.